Trông người lại ngẫm đến ta

Nguyên tắc quản lý của ĐHCT

Tuần rồi (6-10-02-2006) BGH đã đến làm việc với các cán bộ chủ chốt của 6 đơn vị trong trường (đây là cuộc gặp định kỳ hàng năm của BGH với các đơn vị). BGH sẽ tiếp tục làm việc với các đơn vị còn lại vào tuần tới. Tại mỗi đơn vị BGH đã nghe lãnh đạo đơn vị trình bày các hoạt động của đơn vị, định hướng sắp tới, các vướng mắc cần được tháo gỡ, các kiến nghị, và phản ảnh các việc bất cập trong cách quản lý của nhà trường, các khó khăn trong giao tiếp với các phòng ban… Ngoài ra BGH còn được lắng nghe ý kiến phát biểu tự do và trực tiếp của mọi người tham dự cuộc họp.

Với cách làm việc như trên BGH đã nắm được các thông tin cụ thể và đã trao đổi cách giải quyết, tháo gỡ các khó khăn, góp ý cho các định hướng của các đơn vị, trả lời cụ thể đề nghị nào có thể giải quyết ngay, đề nghị nào cần phải có thời gian, đề nghị nào không thể giải quyết…

Nói chung là đã bàn bạc, giải quyết rất nhiều việc. Nếu nêu hết ra đây sẽ mất nhiều thời gian. Điều tôi tâm đắc là qua các buổi làm việc trong tuần qua các thành viên BGH đã nêu rõ quan điểm của mình về tầm nhìn, phương thức, nguyên tắc quản lý mà trước đây chúng ta chưa ghi ra thành văn bản chính thức để công bố rộng rãi trong trường. Tôi rất tâm đắc với các thông tin này sẽ ghi lại các quan điểm nêu trên qua bài viết này.

Nguyên tắc quản lý của BGH có thể nói tóm gọn trong 3 cụm từ: Công khai – Minh bạch – Thông suốt.

Công khai và minh bạch đi đôi với nhau. Tất cả các qui định, qui trình quản lý đều được phổ biến công khai đến mọi người. Trước khi ban hành đều được đưa ra lấy ý kiến rộng rãi trong trường. Ngay cả khi đã ban hành rồi thì cũng vẫn tiếp tục theo dõi, lắng nghe để xem trong quá trình thực hiện các quí định, qui trình có sai sót, bất hợp lý nào không… Thí dụ cụ thể nhất là việc ban hành qui chế chi tiêu nội bộ. Sau khi qui chế này được ban hành một thời gian BGH nhận thấy có nhiều điểm cần phải sửa chữa cho phù hợp hơn. Hiện nay đang trong quá trình chỉnh sửa lần thứ nhất. Qui chế đào tạo cũng đang được viết lại để cho việc quản lý thật sự theo cơ chế tín chỉ. Điểm rèn luyện của SV cũng được chỉnh sửa…

Khi mọi việc đều được công bố công khai thì các nguyên tắc tính toán, quyền lợi, nghĩa vụ của mọi người sẽ phải hợp lý, minh bạch… nếu không thì sẽ được mọi người góp ý, phản ảnh ngay. Các qui định nhằm mục đích mang lại “ưu thế” riêng cho một cá nhân, nhóm người nào đó sẽ bị hạn chế đến mức tối đa (dĩ nhiên là không thể nào tuyệt đối được).

Khi làm việc với các đơn vị, BGH đã nghe nhiều ý kiến của cán bộ phản ảnh là gặp nhiều khó khăn khi làm việc với các phòng ban như: việc thanh toán tài chính khó khăn, một số nguyên tắc quá cứng nhắc, các cán bộ phòng ban quan liêu…

Trả lời các phản ảnh này BGH đã nêu ra nguyên tắc làm việc như sau: Khi đến làm việc với các chuyên viên, nếu các chuyên viên giải quyết công việc của mình mà mình cảm thấy chưa hài lòng, hoặc chưa rõ, muốn tìm hiểu thêm thì cán bộ có quyền gặp trực tiếp trưởng phòng để được giải thích, giải quyết. Nếu trưởng phòng đã giải quyết mà cán bộ chưa hài lòng thì có thể đến gặp BGH để trình bày thắc mắc, kiến nghị của mình. Tất cả mọi người (cả cán bộ lẫn SV đều có quyền đến gặp các cấp lãnh đạo trong trường, kể cả BGH, để trình bày nguyện vọng của mình). Mặc dù hàng tuần thủ trưởng các đơn vị họp giao ban với BGH để giải quyết các công việc của trường, nhưng nếu cán bộ có các việc cụ thể cần phải phản ảnh, giải quyết thì nên phản ảnh ngay với BGH chớ không nên chờ đến cuộc họp đầu tuần.

Để tạo thêm điều kiện thuận lợi cho việc phản ảnh này BGH đã qui định các thủ trưởng đơn vị phải check email ít nhất 2 lần/ngày để ghi nhận các sự việc liên quan đến đơn vị mình quản lý và giải quyết trong thời gian ngắn nhất. Riêng BGH thì luôn mở email thường xuyên (online) khi làm việc các email gởi cho BGH sẽ được nhận ngay nếu BGH đang làm việc tại văn phòng. Ngay cả khi đi công tác ngoài trường BGH cũng check email ít nhất mỗi ngày một lần.

BGH cũng đã mở địa chỉ email để ghi nhận phản ảnh của cán bộ và sinh viên ( phananhcb@ctu.edu.vn dành cho cán bộ và phananhsv@ctu.edu.vn dành cho sinh viên) và đã cử thư ký của BGH trực tiếp theo dõi hộp thư này. Các thư gởi trực tiếp vào địa chỉ này sẽ được chuyển đến những người có liên quan, và những người này có trách nhiệm trả lời và giải quyết đến nơi đến chốn.

Trường cũng đã mở diễn đàn để tất cả cán bộ và sinh viên của trường có thể tham gia trao đổi, thảo luận các vấn đề liên quan đến công việc của trường ( http://forum.ctu.edu.vn/index.php ). Đ/c Đỗ văn Xê được phân công trực tiếp theo dõi diễn đàn này để điều hành và ghi nhận các ý kiến của mọi người. Nếu cán bộ ngại không muốn trao đổi trực tiếp với lãnh đạo thì có thể nêu ý kiến của mình trên diễn đàn để mọi người cùng thảo luận. Tuy nhiên, nên lưu ý là chúng ta không thể biết được tác giả của các bài viết trên diễn đàn là ai, do đó các thắc mắc, khiếu nại trên diễn đàn được xử lý như là thư nặc danh. BGH sẽ ghi nhận các thông tin, nhưng nếu người phản không nêu rõ tên họ để chịu trách nhiệm về phản ảnh của mình thì sẽ hạn chế việc giải quyết sự việc đến nơi đến chốn. Mặc dù vậy các khiếu nại, tố cáo nặc danh cũng đã giúp BGH phát hiện một số tiêu cực và đã xử lý đến nơi đến chốn. Việc phát hiện và xử lý kỷ luật các sinh viên nhờ thi hộ và sinh viên thi hộ là thí dụ về hiệu quả của các thư nặc danh.

Ngoài ra chúng ta cũng nên lưu ý là bất kỳ ai vào được internet (kể cả ở nước ngoài) thì đều có thể đọc được các bài viết trên diễn đàn. Vì vậy các vấn đề bất cập có tính chất nội bộ thì không nên đưa lên diễn đàn, vì làm như thế những người ở ngoài không nắm được vấn đề sẽ có cái nhìn không đúng về trường chúng ta. Nói như thế không có nghĩa là chúng ta sợ “vạch áo cho người xem lưng”, mà là chúng ta giải quyết công việc sao cho hiệu quả nhất. Nếu xét về thời gian và hiệu quả giải quyết sự việc thì mức độ của nó giảm dần theo thứ tự của các giải pháp từ (1) gặp trực tiếp, (2) phản ảnh qua email, (3) thảo luận trên diễn đàn. Tuy nhiên, “mức độ an toàn” đối với người phản ảnh đi theo chiều ngược lại . Nếu ai cảm thấy cần thiết phải đưa phản ảnh của mình lên trên diễn đàn thì BGH cũng không cấm. Thực tế hoạt động của diễn đàn trong hơn một năm qua cho thấy, bên cạnh các phản ảnh tích cực cũng có không ít các phản ảnh cung cấp các thông tin không chính xác hoặc “lái” thông tin theo chiều hướng có lợi cho riêng mình, hoặc nhằm chỉ trích những người mà mình không thích (bản thân tôi cũng từng là nạn nhân của những người này). Và điều lý thú là các bài viết như thế sẽ bị các thành viên khác lên tiếng phản đối mà không cần đến lãnh đạo của trường giải quyết. Do đó càng trở về sau các phản ảnh theo kiểu này càng ít dần (nếu không muốn nói là dứt hẳn).

Các giải pháp nêu trên nhằm đảm bảo tính “thông suốt” trong quản lý. Để bảo đảm tính thông suốt được thể hiện tuyệt đối BGH đã mở ngỏ để tất cả cán bộ và sinh viên có thể đến gặp BGH tại văn phòng mà không cần phải hẹn trước. Dĩ nhiên là nếu có báo trước thì BGH dễ sắp xếp và sẽ đỡ mất thời gian chờ đợi. BGH cũng khuyến khích lãnh đạo các đơn vị nên làm theo cách này.

Ngoài ra BGH còn ghi nhận có một yếu tố khác làm ảnh hưởng rất nhiều đến tính “thông suốt”, (đó là thói quen của người VN chúng ta?) (1) Khi ai nói điều gì không tốt về mình thì cảm thấy khó chịu, và có ác ý với người ta; (2) khi ai đến phản ảnh việc mình làm với thủ trưởng trực tiếp của mình thì nghĩ là người ta “mét” nên càng tức giận hơn nữa!; (3) khi người ta đến phản ảnh với cấp trên, nhất là BGH, về cách xử lý công việc của mình thì nổi nóng dữ dội và chụp ngay cho cái mủ “vượt cấp” và kỷ luật người ta. Cũng chính vì vậy mà các “cán bộ nhỏ” rất ngại phản ảnh khi không hài lòng với cách giải quyết công việc của mình, và như vậy cán bộ đó sẽ bị sẽ bị ức chế và làm việc kém hiệu quả.

Những suy nghĩ như thế này làm hạn chế dân chủ và làm giảm nghiêm trọng hiệu quả công tác quản lý. Đây là điều mà BGH nhận thấy thực sự đã xảy ra ở nhiều nơi, và kêu gọi tất cả mọi người cố gắng khắc phục. BGH sẽ không chấp nhận bất cứ hình thức kỷ luật nào dựa vào “tội vượt cấp”. Mặc dù biết rằng khắc phục việc này không phải dễ, nhưng nếu không làm được thì việc quản lý của chúng ta không thể đạt được hiệu quả. Đó là cách xây dựng “văn hoá dân chủ” mà cả nước đang theo đuổi. Chủ tịch Hồ Chí Minh nói vô cùng đơn giản: “Dân chủ có nghĩa là để cho người dân được mở mồm ra nói!” (trích bài báo của Nguyễn Trung). Riêng BGH cũng hoan nghênh việc phản ảnh lên cấp trên (Bộ, Chính phủ,…) nếu cán bộ nghĩ rằng cách giải quyết của BGH không thoả đáng. Dân chủ là vấn đề luôn được nêu ra trong các nghị quyết của Đảng, và Đảng cũng đã đưa việc này thành chuyên đề cụ thể là .“phát huy dân chủ cơ sở”., có ban hành qui định, qui trình tổng kết, rút kinh nghiệm… hẳn hoi. Do đó trường chúng ta cũng không thể xem nhẹ.

Tôi xin nói thêm, đến đây có thể có người lo lắng: “làm thông suốt theo kiểu này thì còn gì là kỷ cương nề nếp… mọi việc sẽ rối loạn...” Suy nghĩ này không phải là không có cơ sở. Tôi xin giải thích cho rõ. Thật ra thì khi nghe phản ảnh, BGH luôn suy xét cẩn thận, nắm đầy đủ thông tin (không nghe một chiều) rồi mới đi đến kết luận. Không ai không phạm khuyết điểm, do đó chúng ta không nên quá lo lắng khi mình “bị phản ảnh” với cấp trên. BGH không bao giờ trực tiếp giải quyết các công việc đã phân công cho cấp dưới mà không trao đổi với họ hoặc chưa nhận được ý kiến đề xuất của họ. Có rất nhiều người đến gặp tôi nhờ giải quyết các công việc thuộc phạm vi chức năng của các phòng, ban, khoa… tôi đều không giải quyết và đề nghị phải xuống làm việc với các phòng, ban, khoa đó, sau cùng nếu các bộ phận đó giải quyết mà cán bộ đó không hài lòng thì tôi mới xem xét. Do đó, theo tôi, cách tốt nhất để tránh tình trạng “vượt cấp” là thủ trưởng các đơn vị cố gắng giải quyết có tình có lý, bàn bạc dân chủ với những người có liên quan trước khi quyết định, và để cho cán bộ của mình “được mở mồm ra nói!” thì tôi tin rằng sẽ không có tình trạng “vượt cấp” xảy ra.

Tóm lại, định hướng chung của BGH là phân cấp tối đa xuống các đơn vị để cho công việc tiến triển nhanh chóng. Do đó để đảm bảo cho việc phân cấp này giúp cho các đơn vị hoạt động nhanh chóng nhưng vẫn theo định hướng chung trong toàn trường và phát huy đầy đủ dân chủ cơ sở, đề nghị thủ trưởng các đơn vị nghiên cứu thực hiện việc quản lý đơn vị mình theo các nguyên tắc mà BGH đã định hướng như tôi đã tổng kết.